In mijn werk als Arbeid- en Organisatieadviseur spreek ik veel bedrijven en medewerkers over werkstress en allerlei gerelateerde onderwerpen. Daarbij vallen mij een paar dingen op. Deze wil ik graag met u delen. Dat zal ik doen in een serie van drie blogs met tips om werkdruk aan te pakken binnen het MKB.
Het eerste wat me opvalt is dat veel mensen werkdruk ervaren doordat ze gevoel hebben te veel werk te hebben. Het tweede wat daarbij opvalt is dat werkgevers niet goed weten hoe ze dit op moeten lossen. Vele werkgevers kijken, vaak onbewust, weg want zo lang het goed gaat zal het allemaal wel meevallen. Op een gegeven moment gaat het echter niet meer goed en beginnen de medewerkers echt te mopperen. Het eerste wat er dan doorgaans gedaan wordt is de financiën bekijken en als die het toelaten wordt er vervolgens een advertentie geplaatst voor een nieuwe medewerker. Het liefst vergelijkbaar met wat er al is, want het gaat immers om dezelfde functie.
Bijvoorbeeld: Als het werk van de projectleider te veel wordt, nemen we nog een projectleider aan, dan kunnen ze het werk gaan verdelen. Groot is vervolgens de teleurstelling als deze kopiemedewerker niet gevonden wordt. Want projectleiders liggen niet voor het oprapen, ze vragen de hoofdprijs of hun expertise ligt nou net niet in deze branche. De werkgever gaat roepen dat hij echt zijn best heeft gedaan maar slachtoffer is van de markt, de economie en van het succes van de organisatie. De zittende projectleiders gaan hier ook in geloven want ja, ook zij hebben gezien dat er echt geen bruikbare reacties komen. Niets aan te doen dus. Gevolg:
Er is niets veranderd aan de ervaren werkdruk, er is niets veranderd aan de hoeveelheid werk, iedereen is teleurgesteld, iedereen legt de oorzaak buiten het bedrijf. Kortom niemand van de betrokkenen heeft nog het gevoel invloed te hebben op de werkdruk. En een gebrek aan invloed zorgt voor de betrokkenen alleen maar voor een verhoogde werkdrukbeleving.
In dit soort situaties ga ik graag het gesprek aan met de werknemer en de werkgever en stel de volgende vragen aan de werknemer:
Welke taken binnen jouw functie moeten echt door jou gedaan worden?
Welke taken zou je kunnen uitbesteden?
Aan wie kun je de taken uitbesteden?
Wat zou jou dat opleveren?
Wat vind je van de taken die dan overblijven en hoeveel energie krijg je daar (weer) van?
Het idee hierachter is als volgt. Veel functies bevatten diverse taken zoals uitvoerende taken, organiserende taken, ontwerptaken, leidinggevende taken, technische taken. Voor een aantal taken is de projectleider opgeleid: hij kan een project managen, hij weet hoe het project technisch in elkaar steekt en welke mensen hij moet benaderen voor de uitvoering. Hier zitten echter allerlei taken onder: hij moet de onderaannemers gaan bellen, contracten opstellen, arbeidsmiddelen gaan huren voor het project, certificaten en vergunningen opvragen, administratie rondom het project in orde maken. Dit kost veel tijd maar moet wel gebeuren. Zijn technische kennis en het aansturen van de mensen tijdens de uitvoering van het project daar komt hij nauwelijks aan toe. Hij verliest veel energie omdat hij altijd achter de feiten aanloopt en zijn kwaliteiten desondanks niet optimaal benut worden. Ik adviseer mijn klanten dan ook om wat meer out of the box te gaan denken. Want wat als je niet op zoek gaat naar een nieuwe projectleider maar naar een project-assistent? Of een project-organisator? Iemand met veel kennis van administratieve processen en met organisatietalent. Voor dergelijke functie is ook technische kennis nodig, maar in veel mindere mate, een complete HTS-opleiding is niet nodig.
Een overweging hierbij kan ook de volgende zijn: Op de arbeidsmarkt zijn steeds meer ZZP-ers actief. Mensen die zich aanbieden als officemanager of virtual assistent. Zij zouden wellicht prima een aantal taken van de projectleider kunnen overnemen. Deze wordt enigszins ontlast en besteedt zijn tijd aan de complexere taken die beter bij zijn kennis en kunde passen. Mochten de drukke tijden wat minder druk worden, dan besteed je minder werk uit. Het houdt je flexibel en het risico is beperkt. Je bent in beide gevallen goedkoper uit en hebt waarschijnlijk sneller een oplossing voor functies die moeilijk in te vullen zijn dan wanneer je tot frustratie van iedereen blijft zoeken naar een speld in een hooiberg.
E. Groenendaal | A&O | ABR
Kommentare