Voorlichting geven is niet hetzelfde als raadplegen: een stappenplan voor uw RI&E-communicatie

U informeert uw medewerkers al over de arbeidsrisico’s in uw bedrijf. Een presentatie bij het opstartmoment, een paragraaf in het personeelshandboek, misschien een poster bij de machines. Dat is voorlichting, en die verplichting bestaat al langer vanuit artikel 8 van de Arbowet.

Vanaf 1 juli komt daar een aparte verplichting bij. Artikel 12 van de Arbowet verandert: werkgevers moeten medewerkers niet alleen informeren, maar ook raadplegen over het arbobeleid. Dat is een andere beweging. Voorlichting is eenrichtingsverkeer: u vertelt wat de risico’s zijn. Raadpleging is een dialoog: medewerkers denken mee en mogen zelf voorstellen doen. Beide verplichtingen staan nu los van elkaar, en beide zijn vanaf 1 juli handhaafbaar door de Arbeidsinspectie.

Wat betekent dit voor uw RI&E-communicatie?

De risico-inventarisatie en -evaluatie is het vaste startpunt. Daar zit het inhoudelijke fundament al: de risico’s zijn in kaart gebracht, het plan van aanpak ligt klaar. De vraag is hoe u dat vertaalt naar twee aparte verplichtingen op de werkvloer.

Stap 1: Breng in kaart wie u raadpleegt. Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan raadpleegt u die. Is die er niet, dan raadpleegt u de betrokken medewerkers rechtstreeks. U kunt dit niet omzeilen door alleen te voldoen aan de voorlichtingsplicht.

Stap 2: Maak de RI&E en het plan van aanpak bekend, apart van de raadpleging. Voorlichting kan via een introductiemoment voor nieuwe medewerkers, een presentatie, e-mail of intranet. Dit is de basisverplichting die u waarschijnlijk al invult. Documenteer wanneer en hoe dit gebeurt.

Stap 3: Plan een vast raadplegingsmoment. Neem arbobeleid structureel op de agenda van het werkoverleg of een aparte bijeenkomst met de OR of PVT. De wet stelt geen vaste frequentie, maar raadpleging is in ieder geval nodig bij wijzigingen in het arbobeleid en bij de vastgestelde onderwerpen: de RI&E, de bedrijfshulpverlening, de inzet van de arbodienst en de deskundige bijstand.

Stap 4: Leg vast wat medewerkers inbrengen. Raadpleging betekent serieus ingaan op wat medewerkers aandragen. Noteer welke voorstellen zijn gedaan en wat u daarmee doet. Dat is ook uw bewijs richting de Arbeidsinspectie dat de raadpleging heeft plaatsgevonden.

Stap 5: Informeer nieuwe medewerkers over beide lijnen. Nieuwe medewerkers moeten weten wat de risico’s zijn én dat zij inspraak hebben op het arbobeleid. Neem dit mee in het introductiemoment.

Waarom dit meer is dan een formaliteit

Medewerkers ervaren de werkvloer dagelijks. Zij signaleren risico’s die in een RI&E soms over het hoofd worden gezien: een werkdrukpiek die niet in het papieren proces staat, een situatie die alleen zichtbaar is tijdens de late dienst. Raadpleging haalt die kennis naar boven, en dat draagt direct bij aan minder verzuim en een lager risico op arbeidsongevallen.

De kern

Voorlichting en raadpleging zijn twee aparte verplichtingen geworden, allebei handhaafbaar per 1 juli. Wie alleen voorlicht, voldoet niet meer. Bouw de raadpleging als vast onderdeel in naast uw bestaande RI&E-communicatie, ook als u geen OR of PVT heeft.

Wilt u weten hoe u dit concreet inricht binnen uw organisatie? Neem contact op via info@abrarbodienst.nl of 073 691 17 21. We denken met u mee over de RI&E, het plan van aanpak en de vastlegging van de raadpleging.