De zomer is begonnen en dat betekent voor velen vakantie! Velen gaan drie of vier weken met vakantie. Een periode waar iedereen natuurlijk - ondanks of juist vanwege coronaperikelen - graag van wil genieten. Het is dan ook erg vervelend als een werknemer vlak voor of tijdens de vakantieperiode ziek wordt. Ieder jaar weer komen veel vragen binnen over hoe om te gaan met ziekteverzuim, de loondoorbetalingsverplichting, de vakantiedagen en/of ATV-dagen tijdens vakantie.
Zeker na de wetswijziging die in 2012 heeft plaatsgevonden, met betrekking tot de opbouw van vakantiedagen bij ziekte en de daaraan gekoppelde loondoorbetalingsverplichting, is het belangrijk om te weten wat u wel en niet moet doen. Werknemers bouwen bij ziekte hun wettelijke vakantiedagen op alsof ze werken. De wettelijke verlofdagen (4x het aantal werkdagen die per week gewerkt worden, normaal gesproken 20 per jaar) hebben een vervaltermijn van zes maanden. Dit betekent dat niet opgenomen, wettelijke vakantiedagen zes maanden na afloop van het jaar waarin ze opgebouwd zijn, komen te vervallen (1 juli van het volgende jaar). Daarnaast is het belangrijk te weten wanneer er wel of geen sprake kan zijn ten aanzien van het opnemen van vakantiedagen bij ziekte. Onderstaand dan ook wat opheldering en opsomming van de belangrijkste punten waar u aan moet denken en hoe u daarmee om zou kunnen gaan.
Loondoorbetaling
Zoals u ongetwijfeld weet moet het loon ongeacht het feit of de werknemer ziek is of niet, over de vakantieperiode worden doorbetaald. De vraag is echter of de niet opgenomen vakantiedagen wel of niet in mindering moeten worden gebracht op het vakantiedagen saldo.
Opbouw en opnamen van verlof bij ziekte
Elke werknemer heeft recht op een minimum aantal wettelijke vakantiedagen. Dit zijn er per jaar 4 maal het aantal te werken uren per week. Voor 2012 was de opbouw van vakantiedagen bij langdurig zieke werknemers beperkt tot de laatste zes maanden. Per 1 januari 2012 bouwt de zieke werknemer net zoveel vakantiedagen op als niet zieke werknemers. De volledige vakantieopbouw bij ziekte geldt overigens alleen voor de wettelijke vakantiedagen.
Ziek in de zomervakantie
Als een werknemer zich (kort) voor de vakantie ziek meldt en daarbij vervolgens wel duidelijk wordt dat hij drie weken op vakantie gaat, rijst de vraag of hij dat kan/mag terwijl hij stelt ziek te zijn. De vraag is namelijk of het op vakantie gaan niet de re-integratie van de werknemer belemmert. Als werkgever wordt van u verwacht uw personeel zo snel mogelijk te re-integreren. Ook de werknemer heeft de plicht hier zo goed mogelijk aan mee te werken. Stel nu dat een werknemer, die door zijn vakantie, niet in staat is om een bezoek aan een specialist / arts te brengen of een specifieke training/therapie te volgen, dan is er na toetsing door uw Arbodienst/bedrijfsarts in principe het recht de werknemer zijn vakantie te weigeren. Als de werknemer zijn re-integratie niet belemmert en hij gaat op vakantie, dan kunt u, ondanks dat de werknemer formeel ziek is, aannemen dat de werknemer ‘gewoon’ op vakantie is en zijn vrije dagen op zijn verlof in mindering brengen. Er wordt dan een hele vakantiedag gerekend voor één dag vakantie, ongeacht het percentage arbeidsongeschikt. Als de werknemer echt niet op vakantie kan in verband met zijn ziekte, dan moet u het loon doorbetalen en schuift het recht op deze vrije dagen door. In geval van twijfel moet u uw Arbodienst/bedrijfsarts hierover om een oordeel vragen. Uitgangspunt van de wetgeving is dat ook zieke werknemers vakantie moeten nemen om zo ook van hun re-integratie-inspanningen te herstellen. Volgens de wet moet dus in overleg met de werknemer afgesproken worden wat er gaat gebeuren. Over hoe u dit kunt doen, wordt niets gezegd en hangt van de situatie in uw bedrijf af. Wij adviseren u om in geval van twijfel hierover uw Arbodienst/bedrijfsarts te contacten.
Werknemer ziek op vakantie
Om problemen te voorkomen, is het verstandig om in uw verzuimreglement regels op te nemen over ziekte tijdens de vakantie. U kunt daarin bijvoorbeeld de volgende regels opnemen:
Als een werknemer tijdens vakantie ziek wordt, dan moet hij dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 24 uur melden bij de werkgever (en eventueel ook bij de arbodienst)
Uw werknemer moet een adres of telefoonnummer doorgeven waarop hij te bereiken is.
In de vakantieplaats moet de werknemer zich onder behandeling van een arts stellen en hiervan bewijzen bewaren. Let op: als werkgever mag u deze verklaring / bewijzen niet zelf opvragen aangezien het medische informatie betreft.
Is de vakantietermijn om en kan uw werknemer op medische gronden nog niet terugkeren naar Nederland, dan zorgt hij er tevens voor dat hij bewijzen heeft van het feit dat hij niet kan reizen.
Uw werknemer neemt bij terugkeer in Nederland zo snel mogelijk contact met u op, zodat u hem kunt laten oproepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Als er sprake is van ziekte waardoor de werknemer niet langer van zijn vakantie kon of kan genieten is het advies zodra de werknemer hersteld is, in overleg vast te stellen wanneer de niet opgenomen dagen alsnog worden opgenomen. Een regelmatige opname van de vakantiedagen bevordert namelijk de ‘herstelfunctie’ van de vakantie, en draagt bij aan de veiligheid en gezondheid van werknemers.
Het is belangrijk dat deze regels vooraf bij alle werknemers bekend zijn, anders kunt u zich er niet op beroepen. Is binnen uw bedrijf een OR of personeelsvertegenwoordiging actief, dan moet u deze betrekken bij het maken van de verzuimregels.
ATV c.q. roostervrije dagen
Bij bedrijven die tijdens de vakantie volledig gesloten zijn (zomersluiting) voor een periode van meestal drie weken, wordt deze sluiting regelmatig verlengd tot vier weken. De vierde week wordt dan opgenomen met ATV c.q. roostervrije dagen. Als de werknemer ziek is tijdens de roostervrije dag(en), dan moet u als werkgever loon doorbetalen. In verschillende CAO's is verder geregeld dat de werknemer de niet opgenomen roostervrije dag(en) kwijt is. Hij kan ze dus later, als hij weer beter is, niet nog een keer opnemen. Om eventuele discussie te voorkomen, adviseren wij u om de roostervrije dagen jaarlijks vroegtijdig vast te stellen en uw betreffende CAO hierop na te slaan.
Corona en vakantie in het buitenland
Als de werknemer geen arbeid kan verrichten, is de hoofdregel op grond van de wet dat de werkgever het loon moet doorbetalen. Alleen als de oorzaak van het niet kunnen werken in de risicosfeer van de werknemer ligt, gaat deze hoofdregel niet op. Dat is bijvoorbeeld het geval bij te laat komen of bij werkweigering. Quarantaine ligt normaliter niet in de risicosfeer van de werknemer.
Bij vakanties geldt dat er bij landen met code groen geen bijzondere veiligheidsrisico’s zijn. Daar gelden geen bijzonderheden voor. De Rijksoverheid adviseert om alleen naar landen te gaan met een groen of geel reisadvies: reizen naar deze landen is verantwoord. Men moet wel opletten, maar hoeft na terugkeer niet in quarantaine. Een verandering van de situatie tijdens de vakantie, waardoor de werknemer na terugkeer of in het buitenland toch in quarantaine moet, ligt niet in de risicosfeer van de werknemer. Dit is anders als de werknemer er bewust voor kiest om op vakantie te gaan naar een risicogebied. Zoals landen met code rood of oranje. De Rijksoverheid raadt reizen naar rode gebieden volledig af. Reizen naar een oranje gebied wordt ook afgeraden, behalve als het echt noodzakelijk is. Vakantiereizen vallen niet onder noodzakelijke reizen. Gaat iemand toch naar een oranje of rood gebied, dan is het dringende advies van de Rijksoverheid om bij terugkomst in Nederland meteen thuis twee weken in quarantaine te gaan. De werknemer die er bewust voor kiest om op vakantie te gaan naar een land met code rood of oranje weet dus dat van hem verwacht wordt dat hij na terugkeer in quarantaine gaat, maar ook dat hij feitelijk daar niet op vakantie moet gaan. Tenzij hij thuis kan werken, betekent dit dat hij zijn arbeid niet kan verrichten. Omdat hij dit op voorhand weet, kan worden gesteld dat de oorzaak dat hij zijn arbeid niet verricht in zijn risicosfeer ligt. Dit betekent dat hij tijdens de periode van quarantaine of verplicht verblijf in het buitenland geen recht op loon heeft. De werknemer kan inhouding van loon dan alleen voorkomen door tijdens de periode van quarantaine vakantie op te nemen. De werkgever kan het opnemen van vakantie overigens niet eenzijdig opleggen. Er is een verschil tussen werknemers die hun werk wel vanuit huis kunnen verrichten en werknemers die dat niet kunnen. Als u een werknemer niet vanuit huis laat werken terwijl dit wel mogelijk is, dan kunt u moeilijk volhouden dat de reden dat hij zijn werk niet verricht in zijn risicosfeer ligt. Let wel; inhouding van loon is een zware sanctie, die tevens door de werknemer kan worden aangevochten. Daarom is het noodzakelijk om uw werknemers vooraf schriftelijk te wijzen op de consequenties van het op vakantie gaan naar een land met code rood of oranje. De werknemer moet dan twee weken in quarantaine of moet verplicht langer in het buitenland verblijven en zal als hij/zij om die reden het werk niet kan verrichten ook geen loon ontvangen. De hoofdregel ‘geen arbeid, wel loon tenzij de oorzaak in de risicosfeer van de werknemer ligt’ geldt pas sinds 1 januari 2020.
Vragen omtrent een code oranje/rood bestemming?
Mag u aan een werknemer vragen of hij/zij naar een ‘code rood/oranje’ land gaat of is geweest? Ja dat mag. U vraagt hem/haar niet om medische gegevens en hebt een gerechtvaardigd belang omdat u uw (wettelijke) zorgplichten voor werknemers moet nakomen, ondanks het feit dat een bevestigend antwoord negatieve gevolgen zou kunnen hebben voor deze werknemer. Het is daarom wel belangrijk het beleid op dit punt van te voren schriftelijk bekend te maken. Samengevat komt het erop neer dat u werknemers geen onbetaald verlof kunt laten nemen als zij vakantie vieren in een land met code groen of geel en daar een niet te verwachten opgelegde quarantaine door de overheid van dat land krijgen. Bij vakantielanden met code oranje en rood ligt dat genuanceerder. Overigens wijzen we u er verder nog op dat ook bij het sluiten van de grenzen inwoners binnen de EU altijd het recht hebben om huiswaarts te keren. Dus bij een vakantie in een EU-land is de kans zeer klein dat u met een dergelijk probleem geconfronteerd wordt.
Meer info?
Wenst u meer informatie over uw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op.
