Ziek tijdens vakantie of bedrijfssluiting: wat u als werkgever moet weten

Een medewerker meldt zich ziek tijdens de bouwvaksluiting. Een ander wordt ziek op vakantie in het buitenland. De vraag die dan op tafel komt: wat mag u als werkgever, en wat moet u? Veel verzuimprotocollen geven daar geen antwoord op, terwijl de regels wel degelijk vastliggen.

Vakantieopbouw loopt door tijdens ziekte

Een zieke medewerker bouwt gewoon wettelijke vakantiedagen op. Dat staat vast in de wet, ongeacht de duur van het verzuim.

Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dagen uit 2025 vervallen dus op 1 juli 2026. Kan een medewerker door ziekte geen vakantie opnemen, dan loopt de vervaltermijn op tot maximaal vijf jaar. Dit geldt alleen in uitzonderlijke gevallen, niet als standaardregel.

Bespreek het openstaande verlofsaldo tijdens een voortgangsgesprek. Zo voorkomt u dat een medewerker na terugkeer geconfronteerd wordt met vervallen dagen waar niemand op heeft gestuurd.

Wettelijk versus bovenwettelijk: het verschil telt

Niet alle vakantiedagen vallen onder dezelfde regels. Wettelijke vakantiedagen zijn het minimum waar elke medewerker recht op heeft, doorgaans vier keer de wekelijkse arbeidsduur. Voor deze dagen geldt de vervaltermijn van zes maanden.

Bovenwettelijke dagen, alles daarboven, kennen een langere verjaringstermijn van vijf jaar. Deze termijn wordt niet opgeschort als de medewerker ziek is, maar de medewerker kan de termijn wel weer stuiten. Dit onderscheid is relevant zodra u verlofsaldi beoordeelt of afspraken maakt over het afboeken van dagen: de regels verschillen per categorie, en dat verschil werkt door in elke volgende afspraak.

Ziek tijdens vakantie: de ziekmelding blijft leidend

Een medewerker die ziek wordt tijdens vakantie meldt zich direct ziek, volgens uw verzuimprotocol. Bij ziekte in het buitenland mag u een medische verklaring vragen. De bedrijfsarts beoordeelt die verklaring en kijkt naar de aard van de ziekte, het verloop en de eventuele behandeling.

Wordt de ziekmelding bevestigd door de bedrijfsarts, dan mogen deze dagen niet als vakantiedagen worden afgeboekt. Dat voorkomt dat een medewerker benadeeld wordt, en het vraagt om een verzuimprotocol dat dit scenario al benoemt voordat het zich voordoet.

Andersom kunt u dit ook vooraf regelen. Schriftelijk bedingen dat dagen waarop een medewerker niet werkt wegens ziekte als vakantiedagen worden aangemerkt, is toegestaan, maar uitsluitend voor de bovenwettelijke dagen. De wettelijke vakantiedagen blijven altijd buiten deze afspraak. Zonder een dergelijke schriftelijke afspraak vooraf, geldt het uitgangspunt dat ziektedagen geen vakantiedagen zijn.

Bedrijfssluiting: verplichte vrije dagen zijn geen automatisme

Veel bedrijven sluiten geheel of gedeeltelijk in de zomer. U mag medewerkers alleen verplichten vakantiedagen op te nemen als dat schriftelijk is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao.

Staat dit niet vast, dan stemt u de sluiting af met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Heeft een medewerker geen verlofsaldo, dan geldt doorbetaling van het volledige loon.

Communiceer een bedrijfssluiting ruim op tijd, minimaal twee maanden van tevoren (art. 7:638 BW). Dat is geen beleefdheid, het is de wettelijke termijn.

Praktijkvoorbeeld

Uw bedrijf sluit twee weken in de bouwvak. In de arbeidsovereenkomst staat dat u tien vakantiedagen per jaar collectief mag aanwijzen. Dan mag u die opname afdwingen. Staat er niets in het contract, dan kan een medewerker bezwaar maken en moet u de sluiting formeel afstemmen. Is er geen saldo, dan wordt het loon doorbetaald.

Wat dit vraagt van werkgever en medewerker

Duidelijkheid werkt twee kanten op. Als werkgever legt u afspraken over collectieve vrije dagen vast en geeft u leidinggevenden de handvatten om vragen te beantwoorden. Een actueel verzuimprotocol hoort daarbij, net als het bespreken ervan.

Van de medewerker mag u verwachten dat hij zich direct ziekmeldt, zich houdt aan de gemaakte afspraken en waar nodig bewijs levert, bijvoorbeeld een doktersverklaring. Ook tijdens vakantie blijft hij bereikbaar voor afstemming.

Soms draagt vakantie bij aan herstel, bijvoorbeeld bij stressklachten. Of dat verstandig is, bepaalt u samen met de medewerker en eventueel op advies van de bedrijfsarts. Leg die afspraak schriftelijk vast, ook dit voorkomt discussie achteraf.

De kern

Een verzuimprotocol dat vakantie en bedrijfssluiting niet benoemt, is onvolledig. De regels zijn helder vastgelegd, inclusief het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen. Of uw organisatie daar ook naar handelt, wordt pas duidelijk op het moment dat het misgaat.

Wilt u uw verzuim- en verlofprotocol laten toetsen, of zoekt u een praktische sjabloon? Neem contact op via info@abrarbodienst.nl of 073 691 17 21.