Een medewerker vraagt betaald ouderschapsverlof aan. Wat moet u als werkgever regelen?

Een medewerker kondigt aan negen weken betaald ouderschapsverlof te willen opnemen. De gewenste dagen zijn besproken en de planning lijkt rond. Daarmee is de aanvraag alleen nog niet afgehandeld.

De werkgever vraagt de uitkering aan bij UWV, verwerkt het verlof in de loonadministratie en maakt afspraken over de betaling. Juist in die uitvoering gaat het regelmatig mis. Een aanvraag wordt te vroeg ingediend, betaalverzoeken blijven liggen of de werknemer verwacht volledige loondoorbetaling terwijl daar geen afspraak over bestaat.

Wat moet u als werkgever regelen?

Eerst de aanvraag van de werknemer

Een werknemer vraagt ouderschapsverlof minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk aan. In de aanvraag staat wanneer het verlof ingaat, hoeveel verlofuren worden opgenomen en hoe deze uren worden verdeeld.

De werknemer heeft per kind recht op 26 keer de wekelijkse arbeidsduur aan ouderschapsverlof. Negen van deze weken geven recht op een UWV-uitkering als de werknemer ze opneemt in het eerste levensjaar van het kind. Bij adoptie of pleegzorg geldt een termijn van één jaar nadat het kind in het gezin is opgenomen, zolang het kind jonger is dan acht jaar.

De overige zeventien weken zijn in beginsel onbetaald. Controleer altijd de cao en arbeidsvoorwaarden. Daarin kunnen aanvullende afspraken staan over loondoorbetaling of aanvulling van de UWV-uitkering.

De werkgever vraagt de uitkering aan

De werknemer vraagt de UWV-uitkering niet zelf aan. Dat doet u als werkgever via de Verzuimmelder in het werkgeversportaal of via Digipoort. U kiest daarbij voor een WAZO-verlof.

De aanvraag kan pas worden ingediend nadat de werknemer minimaal eenmaal het aantal uren van een volledige werkweek aan betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen. De aanvraag wordt dus achteraf gedaan.

UWV accepteert alleen aanvragen voor hele werkweken. Dat betekent niet dat de werknemer het verlof in volledige weken moet opnemen. Werkt iemand bijvoorbeeld gedurende vijf weken één dag minder, dan telt UWV de opgenomen uren bij elkaar op.

De aanvraag moet uiterlijk binnen één jaar en drie maanden na de eerste verlofdag bij UWV binnen zijn. Wachten tot het einde van de verlofperiode is toegestaan, maar vergroot het risico dat de aanvraagtermijn uit beeld raakt.

Eén betaling of betalen in delen

De UWV-uitkering bedraagt 70% van het dagloon, tot maximaal 70% van het maximumdagloon.

U kunt de uitkering in één keer aanvragen nadat al het betaalde ouderschapsverlof is opgenomen. U kunt ook kiezen voor betaling in delen. De eerste aanvraag geldt dan direct als eerste betaalverzoek. Daarna kunt u nog maximaal twee betaalverzoeken indienen.

Ieder betaalverzoek wordt achteraf gedaan. De betreffende verlofuren moeten dus eerst zijn opgenomen.

UWV neemt binnen vier weken een beslissing over de aanvraag. Bespreek vooraf met de werknemer wat dit betekent voor de salarisbetaling. U bent wettelijk niet verplicht om de UWV-uitkering tijdens het verlof voor te schieten. U kunt wachten totdat UWV heeft betaald, maar dat kan tijdelijk tot een lager inkomen voor de werknemer leiden.

Leg daarom vast:

• of u de uitkering voorschiet;

• of u wacht op betaling door UWV;

• of de uitkering aan u of rechtstreeks aan de werknemer wordt betaald;

• of de cao of arbeidsovereenkomst een aanvulling voorschrijft;

• hoe correcties in een latere salarisperiode worden verwerkt.

Stem de loonadministratie vooraf af

Betaald ouderschapsverlof raakt meerdere onderdelen van de salarisverwerking. Denk aan de registratie van verlofuren, de verwerking van de UWV-uitkering, een cao-aanvulling en het resterende verlofsaldo.

Voorkom dat HR, salarisadministratie en leidinggevende ieder met een andere berekening werken. Leg vóór de eerste verlofdag vast hoeveel uren worden opgenomen, welke weken worden gebruikt voor de UWV-aanvraag en wanneer de betaalverzoeken worden ingediend.

Gaat de werknemer tijdens de verlofperiode uit dienst? Dan moet de werkgever een verklaring verstrekken waaruit blijkt hoeveel betaald en onbetaald ouderschapsverlof nog resteert. De werknemer kan het resterende verlof onder voorwaarden bij een nieuwe werkgever opnemen.

Maak van de aanvraag een administratief proces

Betaald ouderschapsverlof is geen losse mutatie in de salarisadministratie. Er loopt een keten van de schriftelijke aanvraag tot het laatste betaalverzoek aan UWV.

Wijs daarom één verantwoordelijke aan. Laat deze persoon de aanvraagtermijn, opgenomen uren, UWV-verzoeken, betalingen en het resterende verlofsaldo bewaken. Dat voorkomt correcties achteraf en onduidelijkheid over het inkomen van de werknemer.

Heeft u ook te maken met geboorteverlof of aanvullend geboorteverlof? Lees dan ons artikel Geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof: wat moet u als werkgever weten?

Vragen?

Wilt u controleren of uw verlofproces, personeelsadministratie en verzuimdossier goed op elkaar aansluiten? Neem dan contact op met ABR Arbodienstverlening, mail naar info@abrarbodienst.nl of bel 073 691 17 21.